Een sjabloon, wat is het?

Wanneer we de betekenis van het woord sjabloon googelen komen we zoals gebruikelijk verschillende betekenissen tegen.

• Een uitgesneden blad waarmee men bepaalde figuren e.d. gemakkelijk kan natekenen.
• Een geijkt model.
• Een grafische vorm die voor herhaaldelijk gebruik is bedoeld.

Een betekenis die meer op het vakgebied van Smidt Kennisprovider van toepassing is:
Een document dat standaardgegevens of opmaak bevat, welke gebruikt kunnen worden als basis voor een nieuw document. Kort gezegd is het een model om mee te starten en verder aan te passen naar believen.

Sjablonen kunnen ook alleen een voorbeeldopmaak of ook voorbeeldtekst bevatten. Sommige programma's beschikken over een wizard die u helpt bij het openen en aanpassen van een sjabloon. Zo beschikt bijvoorbeeld Microsoft Word over diverse sjablonen om brieven en faxen te maken. Als we het toespitsen op de kantoorautomatisering van Microsoft, dan kunnen we sjablonen maken in de programma’s Word, Excel, Outlook, Powerpoint en zelfs in Microsoft Project.

Sjablonen in Microsoft Project

De laatste jaren helpen wij regelmatig klanten met het ontwikkelen van op maat gemaakte Planning sjablonen in Microsoft Project. Hierin verwerken we bijvoorbeeld de fasering binnen projecten, maar ook integreren we een kalender met vakantiedagen en vrije dagen.

Daarnaast een super handige methode om met één druk op de knop de A nul (0) planning in te stellen. Dit alles is te realiseren zonder dat we één letter gebruik hoeven te maken van de VBA programmeertaal van Microsoft Project.

Sjablonen in Powerpoint

Ook zonder te hoeven programmeren in VBA kun je Powerpoint sjablonen maken. Je maakt een bibliotheek met allerlei vooraf ingestelde dia’s. Die dia’s hebben allemaal een eigen indeling en kun je zo vaak als je wilt gebruiken in de presentatie.

Een goede presentatie sjabloon bestaat uit een aantal vooraf opgemaakte dia’s waarin ieder element een vaste plaats heeft gekregen.

Daarnaast kun je mooie iconen sets maken, waarbij je de individuele iconen eenvoudig kunt kopiëren en plakken naar de in te vullen presentatie. Of je maakt bijvoorbeeld een dia met alle foto’s van de medewerkers die je vervolgens naar de juiste dia in de presentatie kopieert.

Maak het jezelf gemakkelijk!

Wanneer je zelf aan het ontwikkelen gaat met sjablonen dan staat er tegenwoordig een handige map in je documenten map waarin je de verschillende sjablonen kunt opslaan.

Daarnaast hebben alle Microsoft Office programma’s tegenwoordig de mogelijkheid om een standaardlocatie voor de persoonlijke sjablonen in te stellen.

Op deze wijze is het erg eenvoudig geworden om dan een sjabloon te testen. In de verschillende programma’s kies je dan voor Bestand 🡪 Nieuw en kies je voor Privé

Wanneer je bijvoorbeeld jaarlijks een ‘lege’ planning nodig hebt die bijna identiek is als het jaar ervoor, dan zou het ideaal zijn om dit met één druk op de knop te wijzigen.

In het onderstaande voorbeeld heb ik een keuzelijst gebruikt waarin ik slechts het jaartal behoef te wijzigen en alle 12 werkbladen (januari tot en met december) zijn in één keer aangepast.

De laatste jaren helpen wij regelmatig klanten met het ontwikkelen van op maat gemaakte sjablonen in Microsoft office. Zo worden er standaarden gecreëerd waarmee er op verschillende afdelingen en werkzaamheden een hoop tijd wordt bespaard.

Kunnen wij jouw bedrijf, afdeling of jou persoonlijk helpen met dit soort projecten? Of wil je hier zelf meer bekwaam in worden? Laat het ons weten dan kijken we samen naar de mogelijkheden.