Doelstelling van de training

Inzichtelijk maken van de workload, daarnaast Takenlijsten genereren voor een jaarplan, maandplan, weekplan of dagplan. Prioriteren van de opgestelde takenlijst en omgaan met deeltaken van een ander. Wat met adhoc‐taken?

Doelgroep

Iedereen die te maken heeft met grote hoeveelheden e‐mail, afspraken en bijbehorende taken, en deze op effectieve manier wil beheren.

Trainingsduur

1 dag

Ideale voorkennis

Kennis van de training Microsoft Outlook intro is noodzakelijk en geadviseerd wordt de training Microsoft Outlook gevorderd.

Trainingsopzet

  • David Allen “Getting Things Done”
  • Instellingen en opties die Outlook ‘rustiger en beheersbaarder’ maken
  • Regels toepassen om automatische e‐mailverwerking door te voeren (info, social media, CC enz.)
  • Slim zoeken, groeperen en sorteren van berichten
  • Verschillen tussen agenda en takenlijst, tussen afspraken en taken
  • Input (e‐mail en telefoon) omzetten naar taken
  • Werkwijze van “de vlaggetjes”
  • Archiveren in Outlook en berichten buiten het postvak opslaan
  • Opvolging van berichten : meldingen, enquêtes, time scheduling
  • Afspraken vullen met bijkomende info uit e‐mail
  • Wie moet de vergaderverzoeken zien en wie moet ze behandelen: de secretaresse of de manager?
  • In alle gevallen moet je dit wel even goed instellen
  • Machtigingen toepassen op postvakken (= delegeren van e‐mailverwerking)
  • Alle outlookactiviteiten (e‐mails, bijlages, afspraken) van een contactpersoon bij elkaar zoeken
  • Door middel van categoriseren, labelen, filteren en sorteren in Outlook
  • Filteren, sorteren en groeperen van taken
  • Taken en subtaken
  • De weergavevolgorde van taken wijzigen
  • Omgaan met begin‐ en eindtijden
  • Inzicht in proactieve en reactieve taken
  • Anderen betrekken bij de uitvoering of delegeren van taken
  • Input (e‐mail en telefoon) omzetten naar taken

Investering

€ 375 ‐ 1 dag, inclusief lesmateriaal, lunch, koffie en thee