Outlook algemene informatie
Het programma Microsoft Office Outlook wordt gebruikt voor e-mailverwerking met en zonder bijlagen, het beheren van contactpersonen die u eventueel in distributielijsten plaats en voor het bijhouden van afspraken in een electronische agenda. In een organisatie kan Outlook worden gebruikt om deze gegevens te delen en met elkaar samen te werken met behulp van Microsoft Exchange Server.
Begrippenlijst Outlook
E-mailverwerking
Onder de term e-mailverwerking verstaan we het maken van e mailberichten. Het verzenden van e mailberichten heeft grote voordelen boven het gebruik van de traditionele handgeschreven brief. Bijvoorbeeld het feit dat een bericht binnen vijf minuten aan de andere kant van Nederland is. Bovendien kunt u complete rapportages aan uw e-mailbericht koppelen zonder dat dit hoeft te worden afgedrukt.
Mappenlijst
De mappenlijst bestaat uit drie onderdelen. Een deel met de ‘favoriete mappen’, een deel met ‘alle e-mailmappen’ en een ‘navigatiedeelvenster’. Het navigatiedeelvenster heeft de kolom e-mail ingeschakeld.
Leesvenster
Het ‘leesvenster’ zorgt ervoor dat u de inhoud van het binnengekomen bericht direct kunt lezen.
Bijlagen
Een bijlage is bijvoorbeeld een Word document of een digitale foto van uw digitale camera in feite alles wat u als digitaal bestand op uw computer heeft opgeslagen. In het slechtste geval is een bijlage een e-mailvirus dat u ongevraagd krijgt toegezonden.
Contactpersonen
Een contactpersoon in Outlook is iemand die zich niet in de interne Algemene Adreslijst van de organisatie bevindt. Indien u regelmatig correspondentie heeft met externe contactpersonen en niet telkens het e-mailadres wilt intypen kunt u contactpersonen toevoegen aan de map ‘Contactpersonen’.
Een distributielijst
Een distributielijst is een groep verzamelde e-mailadressen met namen en e mailadressen uit de interne Algemene Adreslijst en met namen en e mailadressen van door uzelf aangemaakte contactpersonen.
Handtekening
De kans is groot dat u ieder e-mailbericht dat u verzendt ondertekent, zodat de ontvanger van het e mailbericht weet van wie het bericht afkomstig is. U kunt deze herhalende handeling automatiseren door in de opties van Outlook vast te leggen hoe e mailberichten automatisch worden ondertekend.
Archiveren
Onder berichten en bijlagen archiveren verstaan we het opslaan van e mailberichten en bijlagen in een Outlook bestand op een gedeelte van uw harde schijf of netwerk schijf.
Taken
Met de map Taken beschikt u over een geheugensteuntje over wat nog gedaan moet worden, wat al gedaan had moeten zijn en wat u al gedaan heeft.
Vergadering plannen
Een vergadering is een afspraak waarvoor u ook anderen uitnodigt. Vergaderingen en afspraken hebben ook een bepaalde begin- en eindtijd.
Agenda afspraak
Een agenda afspraak is een afspraak voor uzelf of een afspraak waarvoor u ook anderen uitnodigt. Afspraken hebben een bepaalde begin- en eindtijd.
Delen van mappen
U deelt uw ‘Postvak In’ als u enige tijd afwezig bent en u wilt graag uw collega het dagelijks e mailverkeer laten afhandelen. U kunt tijdens het delen van uw ‘Postvak In’ de machtigingen op diverse niveaus instellen. Met het instellen van de machtigingen bepaalt u de mogelijkheden waarop uw collega in uw ‘Postvak In’ met het dagelijkse e mailverkeer kan omgaan.
Outlook algemene informatie
Het programma Microsoft Office Outlook wordt gebruikt voor e-mailverwerking met en zonder bijlagen, het beheren van contactpersonen die u eventueel in distributielijsten plaats en voor het bijhouden van afspraken in een electronische agenda. In een organisatie kan Outlook worden gebruikt om deze gegevens te delen en met elkaar samen te werken met behulp van Microsoft Exchange Server.
Begrippenlijst Outlook
E-mailverwerking
Onder de term e-mailverwerking verstaan we het maken van e mailberichten. Het verzenden van e mailberichten heeft grote voordelen boven het gebruik van de traditionele handgeschreven brief. Bijvoorbeeld het feit dat een bericht binnen vijf minuten aan de andere kant van Nederland is. Bovendien kunt u complete rapportages aan uw e-mailbericht koppelen zonder dat dit hoeft te worden afgedrukt.
Mappenlijst
De mappenlijst bestaat uit drie onderdelen. Een deel met de ‘favoriete mappen’, een deel met ‘alle e-mailmappen’ en een ‘navigatiedeelvenster’. Het navigatiedeelvenster heeft de kolom e-mail ingeschakeld.
Leesvenster
Het ‘leesvenster’ zorgt ervoor dat u de inhoud van het binnengekomen bericht direct kunt lezen.
Bijlagen
Een bijlage is bijvoorbeeld een Word document of een digitale foto van uw digitale camera in feite alles wat u als digitaal bestand op uw computer heeft opgeslagen. In het slechtste geval is een bijlage een e-mailvirus dat u ongevraagd krijgt toegezonden.
Contactpersonen
Een contactpersoon in Outlook is iemand die zich niet in de interne Algemene Adreslijst van de organisatie bevindt. Indien u regelmatig correspondentie heeft met externe contactpersonen en niet telkens het e-mailadres wilt intypen kunt u contactpersonen toevoegen aan de map ‘Contactpersonen’.
Een distributielijst
Een distributielijst is een groep verzamelde e-mailadressen met namen en e mailadressen uit de interne Algemene Adreslijst en met namen en e mailadressen van door uzelf aangemaakte contactpersonen.
Handtekening
De kans is groot dat u ieder e-mailbericht dat u verzendt ondertekent, zodat de ontvanger van het e mailbericht weet van wie het bericht afkomstig is. U kunt deze herhalende handeling automatiseren door in de opties van Outlook vast te leggen hoe e mailberichten automatisch worden ondertekend.
Archiveren
Onder berichten en bijlagen archiveren verstaan we het opslaan van e mailberichten en bijlagen in een Outlook bestand op een gedeelte van uw harde schijf of netwerk schijf.
Taken
Met de map Taken beschikt u over een geheugensteuntje over wat nog gedaan moet worden, wat al gedaan had moeten zijn en wat u al gedaan heeft.
Vergadering plannen
Een vergadering is een afspraak waarvoor u ook anderen uitnodigt. Vergaderingen en afspraken hebben ook een bepaalde begin- en eindtijd.
Agenda afspraak
Een agenda afspraak is een afspraak voor uzelf of een afspraak waarvoor u ook anderen uitnodigt. Afspraken hebben een bepaalde begin- en eindtijd.
Delen van mappen
U deelt uw ‘Postvak In’ als u enige tijd afwezig bent en u wilt graag uw collega het dagelijks e mailverkeer laten afhandelen. U kunt tijdens het delen van uw ‘Postvak In’ de machtigingen op diverse niveaus instellen. Met het instellen van de machtigingen bepaalt u de mogelijkheden waarop uw collega in uw ‘Postvak In’ met het dagelijkse e mailverkeer kan omgaan.